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Hemos estado con... Lorena Lobete Villegas, Responsable de Marketing de Pyramide Asesores
06.04.2017
(Amedna)
Esta tranformación en la empresa ha sido impulsada por Lorena Lobete, quien nos relata el proceso de innovación que impulsó: el proceso ha sido continuo desde que comenzó sobre todo en el año 2011, empezó a ser más asequible el tener programadores, programas a medida y la evolución informática también aportó la opción de estar más cercana. Todavía no se ha terminado el desarrollo de los cambios. El tiempo de las personas de informática, técnicos y dirección ha sido un porcentaje altísimo del tiempo de trabajo.

Los sistemas que hemos desarrollado han sido los siguientes:

En el tema laboral: el cliente quería más información y había demasiado trabajo administrativo de envío continuo de nóminas a los clientes, además de mandar en formato papel. Se han desarrollado un portal laboral, portal para los empleados y sus nóminas, sistema de informes de los temas laborales para los clientes…
 
En fiscal-contable: hemos creado un programa para autónomos  donde pueden registrar su movimiento de ingresos, gastos, inversión… y saben al instante cuánto pagarán de iva, si tienen beneficios…y se puede realizar las declaraciones sin necesidad de desplazarse continuamente, además de poder realizar consultar por remoto ya está en internet el programa. Esto quita horas de trabajo por desplazamiento y ayuda a dar un mejor servicio percibido por el técnico y por el cliente. También se ha creado un programa propio para el impuesto sobre sociedades. Se ha llegado a un acuerdo para la contabilidad en la nube para clientes, además de un sistema de asesoramiento por remoto con acceso al ordenador del cliente para modificar la contabilidad. También se ha creado un programa donde se asesora al cliente y se le explica su situación empresarial a 5 años con la opción de ponerle simuladores para los años siguiente de su empresa. Se ha puesto un sistema de gestión documental donde se escanean las facturas y se contabilizan automáticamente.
En comercial se ha puesto un CRM, del que se ha obtenido una subvención y el gobierno nos dio la enhorabuena por la automatización del proceso. Además, se ha creado un programa para poner los datos de los posibles clientes, calcula el presupuesto, se crea el presupuesto (texto), se manda al email directamente y si acepta el cliente se traslada toda la información al ERP de Pyramide. Este sistema quita horas de trabajos anuales.
En administración se cambió el ERP ayudando a que otras personas de la empresa pudiesen facturar los servicios directamente desde el departamento sin depender de una sola persona. Se ha puesto un sistema documental donde cada persona de la empresa puede ir poniendo automáticamente la documentación y los emails importante de los clientes, por lo que se reduce el trabajo administrativo.
Si al cliente se le ha dado acceso a una extranet con toda su documentación archivada automáticamente, por lo que no llama continuamente pidiendo documentación.  Además en la extranet tienen plantillas, subvenciones resumidas, simuladores, acceso al contacto de cada trabajador de la asesoría…
En la consultoría financiera se han creado varios programas para llegar a los distintos tipos de clientes, ya que todos tienen necesidades financieras pero a su medida y amplitud.
En calidad hay un sistema de intercambio continuo de documentación editable, por lo que la última versión siempre está actualizada y el técnico puede ir asesorando de modo remoto al cliente.

Han conseguido dar un servicio de valor y asesoramiento, ahorrando procesos a clientes y a la asesoría mediante la innovación informática para personas no informáticas.

Las principales dificultades han venido de que no son una empresa informática, por lo que les supuso el tener que involucrar a técnicos fiscales-laborales… en procesos informáticos. El tiempo y el proceso de conocimiento de herramientas informáticas ha sido muy grande.

En cuanto a lo que han aprendido y siguen aprendiendo mucho es que una vez que comenzaron a ver las mejoras, todas las personas de Pyramide incluso clientes comenzaron a proponer programas, sistemas, procesos… todas las personas están muy involucradas. Es un cambio, porque antes las personas realizaban su labor y estaban menos implicadas en los procesos y en lo que busca el cliente. Es una nueva manera de pensar, que no da pie a volver a la antigua manera de pensar.

Los premios son convocados por DN+ con la colaboración de Confederación de Empresarios de Navarra, ATANA y CEIN.

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